Freelance : quels outils pour créer une digital workplace efficace ?

A retenir :

• Une digital workplace centralise tous vos outils pour mieux organiser votre activité freelance.
• Chaque solution répond à un besoin : collaboration, sécurité, gestion ou bureautique.
• Elle améliore votre productivité et simplifie vos échanges clients.
• Avec Weepo, vous bénéficiez d'une solution tout-en-un incluant aussi la gestion administrative.

Vous recherchez un outil digital workplace pour votre quotidien de freelance ? En tant que travailleur indépendant, vous endossez de multiples rôles pour piloter votre activité. Etre organisé reste donc de mise et c'est là qu'une digital workplace trouve tout son intérêt. C'est pourquoi, Weepo vous a dressé un panorama des principales solutions de digital workplace pour améliorer votre productivité en tant que freelance.

Qu'est-ce qu'une digital workplace ?

Une digital workplace constitue un environnement numérique de travail qui intègre différents outils au sein d'un même service, à savoir :

• Des plateformes collaboratives et réseaux sociaux ;
• Des logiciels de messagerie/communication ;
• Des outils de visioconférence ;
• Des espaces de stockage ;
• Des outils de gestion de projet ;
• Des outils de partage de documents…

Une digital workplace peut être accessible via un site web, une application mobile ou desktop depuis n'importe quel navigateur web. Elle centralise tous vos documents, factures, échanges avec vos partenaires et maximise votre productivité en tant que freelance.

💡 Bon à savoir : une digital workplace disponible en version SaaS vous permet d'accéder à vos services que vous soyez sur PC, tablette ou smartphone.

OnlyOffice

OnlyOffice se connecte avec de nombreux services et vous permet de gérer l'ensemble de votre entreprise. Son offre inclut les services basiques tels la gestion des mails, de votre agenda, le stockage/partage de fichiers avec en prime, la possibilité de créer des campagnes emailing, un CRM pour votre relation client et un module d'édition de devis/factures. Avec OnlyOffice, vous pouvez profiter d'une version gratuite pour freelances et startups ou d'une solution personnalisée sur devis.

Infomaniak

Infomaniak est un hébergeur suisse créé en 1990 qui, progressivement, a lancé ses premiers services de stockage en 2020. Il offre aujourd'hui une solution complète pour gérer votre activité de freelance qui comprend :

• Un nom de domaine offert par Infomaniak ;
• Un service de messagerie sécurisée ;
• Un calendrier ;
• Un espace de stockage et de partage de documents ;
• Une suite bureautique ;
• Une solution de visioconférence.

La version standard est proposée à partir de 1,58 € par utilisateur/mois jusqu'à 12,42 € par utilisateur/mois pour la version “grande entreprise”.

Google Workspace Business

Il fait partie des workplaces les plus connues et donne accès à toute une suite d'outils de travail partagé :

Le tarif pour les petites entreprises démarre à 11,50 € par utilisateur/mois.

Microsoft 365

Vu comme l'incontournable des workspaces du marché, Microsoft 365 permet de travailler avec vos partenaires via une suite complète d'outils propriétaires. Parmi ses solutions, il dispose d'une offre spéciale pour les TPE et PME pensée pour la gestion de votre communication avec vos clients, le développement de votre identité visuelle et la protection de vos données confidentielles. Généralement, les offres de Microsoft 365 incluent les outils suivants :

• Les logiciels de création : on pense à Word, Excel ou encore PowerPoint pour les présentations clients et Clipchamp pour la réalisation de vidéos professionnelles.
• Les logiciels de communication : on peut citer Teams pour les visioconférences ou Outlook pour la gestion des mails.
• Les outils de stockage/partage : OneDrive pour stocker tous vos documents (contrats freelance, documents commerciaux…) ou SharePoint pour le partage de fichiers avec vos clients.

Vous avez le choix entre différentes formules selon vos besoins, d'où l'offre Business Basic qui démarre à 5,20 € HT/mois.

💡 Bon à savoir : Microsoft 365 inclut également une solution pour les utilisateurs individuels qui peut parfaitement convenir aux freelances en début d'activité.

Zoom sur la digital workplace clé en main de Weepo

Si les outils comme Google Workspace ou Microsoft 365 permettent de structurer votre organisation en freelance, certaines solutions vont encore plus loin en centralisant l'ensemble de votre activité. C'est notamment le cas de Weepo, une société de portage salarial qui propose une plateforme 100 % digitalisée pensée pour simplifier le quotidien des consultants. Accessible via un espace personnel, cet outil tout-en-un vous permet de gérer facilement l'ensemble de vos missions :

• création et signature de contrats,
• suivi de votre activité (CRA, notes de frais),
• génération de factures,
• gestion des congés ou encore accès à vos bulletins de paie.
• Un CRM intégré pour piloter votre portefeuille clients.

Grâce à la dématérialisation des documents, vous évitez les échanges chronophages avec les équipes administratives et bénéficiez d'une véritable digital workplace centralisée, combinant autonomie, gain de temps et sécurité. Une solution particulièrement adaptée aux freelances souhaitant se concentrer sur leur cœur de métier tout en conservant les avantages du statut salarié.

Tableau comparatif des outils de digital workplace pour freelance

Ce qu'il faut retenir des digital workspace

Vous avez à présent une vue d'ensemble des outils digital workplace pour freelance. On vous les rappelle tout de suite :

1. OnlyOffice ;
2. Infomaniak ;
3. Google Workspace Business ;
4. Microsoft 365 ;
5. La plateforme digitalisée de Weepo.

En complément, consultez notre guide comparatif sur les outils de gestion de projet.