Frais professionnels déductibles : réglementation et plafonds URSSAF

Exemples concrets de frais déductibles

Voici trois cas réels fréquents chez les consultants IT en portage salarial :

À retenir : les frais barémés (repas, hébergement, IK) suivent les barèmes URSSAF en vigueur ; les autres frais de fonctionnement restent plafonnés à 20 % du CA HT mensuel.

Plafonds URSSAF des frais professionnels en portage salarial

Les montants ci-dessous sont ceux actuellement en vigueur pour les frais pris en charge par la société de portage (hors notes de frais refacturées au client) :

Ces frais sont déduits avant le calcul des charges sociales : chaque euro déductible dans les plafonds réduit l'assiette cotisable et augmente mécaniquement votre revenu net.

Exemple chiffré : sur un TJM de 600 €

Prenons un consultant IT en portage avec un TJM de 600 € et 18 jours travaillés par mois :

Impact concret : en imputant 837,80 € de frais à la société de portage plutôt qu'en les payant après impôt, le consultant économise environ 380 € de cotisations sociales par mois, soit plus de 4 500 € nets par an , sans compter l'effet sur l'impôt sur le revenu.

Simulez votre cas : utilisez notre simulateur de salaire en portage salarial en renseignant vos frais professionnels pour obtenir une estimation personnalisée.

Que représentent les frais professionnels en portage salarial ?

En portage salarial, les frais dits « professionnels » recouvrent l'ensemble des dépenses engagées par un consultant porté pour les besoins de son activité professionnelle.  Globalement, on peut distinguer deux grandes catégories de frais professionnels :

• Les frais imputables à une mission informatique spécifique, que l'on refacture à un client donné "à l'euro", via une note de frais,
• Les frais qui concernent plutôt toute l’activité du consultant IT, que l’on ne peut pas imputer à un client en particulier, et dont une partie est imputée à la société de portage.

NOTE IMPORTANTE : c'est cette seconde catégorie que nous allons largement aborder dans cet article.

Les frais imputables à une mission spécifique (aussi appelés "frais de mission")

Ce sont les frais engagés par le consultant dans le cadre d'une prestation bien identifiée pour un client donné.

Exemples typiques :

• Les frais de déplacement pour se rendre chez le client ;
• Les nuitées d'hôtel et les repas pris lors de cette mission ;
• La location de matériel spécifique nécessaire à la réalisation de la mission informatique...

Ces frais sont directement liés à l'exécution de la mission et sont donc « refacturables » au client concerné. Ils apparaîtront sur une ligne distincte appelée « frais remboursés » ou « débours ». Plus souvent, ils font l'objet d'une note de frais. Le client remboursera alors cette note de frais « à l'euro près », sur présentation des justificatifs. Pour le consultant, ces notes de frais sont neutres fiscalement et socialement : elles ne seront pas comptabilisées dans son chiffre d'affaires ni soumises à cotisations. Ce ne sont pas des revenus, juste des “flux” qui transitent par sa facturation.

Les frais concernant l'ensemble de l'activité du consultant (aussi appelés « frais de fonctionnement »)

Ce sont les frais engagés par le consultant pour les besoins généraux de son activité professionnelle, sans être liés à une mission en particulier.

Exemples typiques :

• Les logiciels, la téléphonie et l'Internet mobile ;
• Les cotisations professionnelles ;
• Les frais de formation ;
• Les déplacements et les frais d'hébergement pour de la prospection commerciale...

Ces frais ne peuvent évidemment pas être refacturés à un client, ils ne concernent pas une mission informatique précise. Ils représentent des charges de fonctionnement de l'activité. Ils seront pris en charge par la société de portage et déduits du chiffre d'affaires du consultant, avant le calcul de sa rémunération.

Cette déduction permettra au consultant de ne pas payer de charges sociales et d'impôts sur ces sommes. Mais tout ne peut pas être déduit, il y a des limites strictes (barèmes URSSAF pour les frais de repas, de déplacements, d’hébergement ; plafond de 20 % du CA HT mensuel pour les autres frais).

Quel est l’enjeu des frais professionnels "de fonctionnement" ?

Prenons un exemple concret pour bien comprendre l’enjeu des frais imputés à la société de portage. Imaginons qu'un consultant IT en portage facture une prestation de 5 000 € HT à son client. Pour réaliser cette mission informatique, il engage 500 € de frais professionnels (en déplacements, hébergement, matériel et autres).

Si ces 500 € sont considérés comme une charge personnelle (option 1):

• Le chiffre d'affaires déclaré sera de 5 000 € ;
• Les cotisations sociales et l'impôt seront calculés sur 5 000 € ;
• Le consultant touchera son salaire net sur la base de 5 000 €, puis paiera ses 500 € de frais ;
• Son revenu net final sera donc amputé de 500 € + les cotisations et impôts afférents.

Si ces 500 € sont pris en charge par sa société de portage (option 2) :

• Le chiffre d'affaires déclaré sera de 4 500 € (5 000 - 500) ;
• Les cotisations sociales et l'impôt seront calculés sur 4 500 € ;
• Le consultant touchera son salaire net sur la base de 4 500 €, sans avoir à payer ses frais ;
• Son revenu net final sera donc supérieur, les 500 € de frais étant exonérés de prélèvements.

On voit bien l'intérêt de cette prise en charge des frais par la société de portage : elle permet d'optimiser le revenu net du consultant à de plusieurs milliers d’euros par an ! Vous retrouvez là tout l'enjeu de la bonne qualification des frais professionnels en portage salarial : faire en sorte qu'ils ne soient pas assimilés à du salaire, juridiquement et fiscalement. Cela implique une traçabilité sans faille (justificatifs, relevés...) et le respect des règles et plafonds d'exonération.

Y a-t-il des limites aux frais qu’un consultant peut imputer à sa société de portage ?

Oui, l’URSSAF veille au grain. Elle a effectivement prévu des plafonds aux frais qu’un consultant peut faire prendre en charge par sa société de portage. L’objectif ? Éviter les abus et les optimisations excessives : en fixant des plafonds d'exonération, l'URSSAF encadre les pratiques et limite les possibilités de “gonfler” artificiellement les frais pour minorer le revenu taxable.

Les barèmes de l’URSSAF sont censés correspondre aux dépenses moyennes réellement engagées, sur la base d'études statistiques. Ils sont donc suffisants pour couvrir les frais réels dans la plupart des situations. Au-delà des plafonds, les cotisations sont dues, ce qui évite de trop pénaliser les recettes de la Sécurité sociale.

Pour être clair et détaillé, retenez que les barèmes URSSAF s'appliquent uniquement aux frais professionnels qui répondent à deux critères cumulatifs :

1. Ce sont des frais non refacturés au client (donc pris en charge par la société de portage) ;
2. Ils entrent dans les catégories de frais pour lesquelles l'URSSAF fixe des plafonds d'exonération.

Dans la pratique, il y a quatre principales catégories de frais qui sont concernées. Voyons lesquelles.

1. Les frais de repas

Lorsque vous êtes en déplacement professionnel hors de votre entreprise (c'est-à-dire hors de votre lieu de travail habituel), hors mission informatique, vous pouvez déduire vos frais de repas. Selon les barèmes URSSAF en vigueur, les montants maximums déductibles sont de 20,70 € par repas. Concrètement :

• si vous déjeunez pour 18 € lors d'un déplacement professionnel en déplacement, ce montant sera entièrement déduit de votre chiffre d'affaires et exonéré de cotisations sociales.
• si votre repas coûte 25 €, seuls 20,70 € seront déduits et exonérés. Les 4,30 € d'excédent seront réintégrés dans votre rémunération et soumis à cotisations.

2. Les frais d'hébergement

De même, lorsque vous devez passer une nuit à l'hôtel lors d'un déplacement professionnel, vous pouvez déduire vos frais d'hébergement. Les plafonds URSSAF en vigueur sont de 63,20 € par nuit en région parisienne et de 46,80 € par nuit dans les autres départements.

3. Les frais de déplacement en véhicule personnel

Si vous utilisez votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels, vous pouvez déduire des frais kilométriques (ou indemnités kilométriques, IK). Les frais kilométriques en portage salarial dépendent de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Pour une voiture de 5 CV, le barème URSSAF en vigueur est fixé à 0,468 € par kilomètre jusqu’à 3000 km.

Exemple : pour un trajet professionnel de 100 km en 5 CV, vous pouvez déduire 46,80 € (100 x 0,468). Cette somme sera exonérée de charges.

Si vous déduisez plus, par exemple, un forfait de 0,60 €/km, la part au- delà du barème fixé par l'URSSAF (ici 0,132 €/km) sera soumise à cotisations.

4. Les allocations forfaitaires pour les grands déplacements

Si votre mission vous éloigne de votre domicile pour plus de 3 mois, vous pouvez bénéficier d'allocations forfaitaires pour couvrir vos frais sur place. Les montants liés à un Grand déplacement (> 50 km ou 1h30 de trajet de votre domicile) varient selon la durée de la mission et la zone géographique, avec un abattement dégressif.

Concrètement, cela vous permet de déduire et d'exonérer de charges une part importante de vos frais de logement et nourriture durant cette période. Les sommes au-delà des abattements seront en revanche réintégrées dans votre salaire et soumises à cotisations.

D’où l’importance de faire établir un ordre de mission par votre société de portage dès que vous partez pour plus de 3 mois, pour sécuriser ce régime favorable.

Et pour les autres frais ?

D’autres frais existent, mais ne rentrent dans aucune des catégories ayant un barème URSSAF spécifique (repas, hébergement, déplacements). Dans ce cas, on applique la règle des 20 % du CA HT mensuel.

Le principe est le suivant : chaque mois, vous pouvez déduire ces frais de votre chiffre d'affaires HT, dans la limite de 20 % de ce CA. La part déduite sera exonérée de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu. Si vos frais dépassent 20% du CA, la part excédentaire sera réintégrée dans votre rémunération et soumise à cotisations.

Concrètement, les principaux types de frais concernés par cette limite de 20% sont :

• Les frais de matériel et d'équipement (ordinateur, téléphone, imprimante, logiciels...) ;
• Les frais de fournitures de bureau (papeterie, consommables...) ;
• Les frais de documentation et de veille (abonnements, achat d'ouvrages...) ;
• Les frais de local (si vous louez un bureau pour votre activité) ;
• Les frais de communication (téléphone fixe, Internet, timbre...) ;
• Les cotisations professionnelles (syndicats, associations...) ;
• Les frais de réception et de représentation (réception client, cadeaux d'affaires...).

Avec un peu de suivi, cette règle des 20% est un outil précieux pour augmenter votre rémunération nette sans effort. En anticipant bien vos frais récurrents et en les lissant sur l'année, vous pouvez facilement gagner plusieurs centaines d'euros par mois.

Weepo peut vous aider à mettre en place des outils de suivi et des alertes pour maîtriser au mieux ce levier des 20 %. N'hésitez pas à solliciter nos conseils, c'est aussi notre rôle de vous accompagner dans l'optimisation fiscale de votre activité de consultant IT !

Pour en savoir plus sur les réglementations :

Quelle garantie financière en portage salarial ?

Quelle convention collective en portage salarial ?

Portage salarial et congés payés : tout savoir

Arrêt maladie et portage salarial : quels sont vos droits ?

A-t-on droit aux formations en portage salarial ?

Questions fréquentes sur les frais professionnels en portage