Comment assurer une bonne organisation freelance ?

Aménager son espace de travail

Lorsque vous êtes freelance, le choix d'un espace de travail au calme reste la première chose à définir. Le mieux est d'aménager un bureau ou une pièce dédiée à votre travail et de fermer la porte le temps de terminer vos tâches. Si vous n'avez pas de pièce dédiée, vous pouvez utiliser un paravent ou un rideau pour faire office de cloison et porter un casque d'isolation phonique pour étouffer les sons. Lorsque vous travaillez, éliminez toutes les distractions autour de votre espace de travail. Parmi les distractions fréquentes, on cite :

• Les notifications/sonneries du téléphone ;
• La boîte mail ;
• Les réseaux sociaux ;
• Les enfants et/ou animaux de compagnie ;
• Les distractions sur votre bureau…

Coupez court à tous ces éléments perturbateurs et ne revenez vers eux qu'une fois votre tâche principale achevée.

💡Bon à savoir : si la frontière entre votre vie professionnelle et personnelle est difficile à délimiter, vous pouvez envisager de vous rendre dans un espace de coworking pour profiter d'un bon environnement de travail.

Privilégier la clarté mentale

Pour plus de clarté en freelance, prenez l'habitude de noter toutes les idées qui surgissent dans votre esprit. Ayez toujours un bloc-notes à proximité, que vous soyez au bureau, au salon ou dans la cuisine ou utilisez une application sur votre téléphone. Coucher les mots sur le papier vous permettra de vider votre cerveau et d'évacuer la pression qui va avec.

Pensez à tenir un agenda papier/électronique ou un calendrier en ligne pour ne rien oublier des deadlines client, rendez-vous, visioconférences… L'agenda ou le calendrier vous permettent de planifier les actions à réaliser afin de ne jamais rien oublier.

Tableau comparatif des meilleurs outils de planification pour freelance :

Pour approfondir, jetez un oeil à notre guide sur les outils de gestion de projet.

Employer des méthodes de travail efficaces

Assurer une bonne gestion administrative

Soyez toujours rigoureux dans votre facturation :

• L'envoi du devis : pensez toujours à envoyer un devis pour engager le client.
• Le prix : définissez clairement le prix de votre prestation.
• Le périmètre de la mission : cadrez le début et la fin de votre prestation ainsi que les tâches strictes à accomplir.
• L'envoi de la facture : envoyez vos factures régulièrement à chaque fin de prestation.

Ces quatre obligations doivent devenir un automatisme pour vous éviter les conflits avec vos clients, les impayés ou des ennuis en cas de contrôle URSSAF.

Soyez également rigoureux dans vos déclarations en respectant les échéances administratives en fonction de votre régime et de votre statut juridique. Cela passe par l'obligation de déclarer votre chiffre d'affaires, de déclarer et payer la TVA, la CFE…

💡Bon à savoir : comme pour vos missions, pensez à planifier les tâches liées à l'administratif dans votre outil de gestion de projet.

Soigner la relation client

Pour bien structurer votre activité de freelance, vous devez assurer une excellente gestion de la relation client. Ayez les bonnes pratiques pour fidéliser vos clients et augmenter vos chances de collaborer sur le long terme. C'est important pour la pérennité de votre entreprise. Parmi les bonnes pratiques :

• Communiquer régulièrement : tenez vos clients informés régulièrement sur l'avancée de la mission ou programmez des points réguliers.
• Etre réactif : soyez réactif aux demandes de vos clients en répondant aux mails dans un délai de 24 à 48 heures.

Conseil bonus : faire appel au réseau professionnel

En freelance, vous êtes souvent confronté à la solitude et à l'isolement, ce qui a un impact considérable sur votre productivité et votre motivation. Aussi, il arrive que nous ne sachiez pas toujours comment procéder pour structurer votre activité. C'est pourquoi, créer des liens avec d'autres indépendants est intéressant pour partager des conseils et s'ouvrir à d'autres opportunités. Vous pouvez envisager de participer à des événements de type afterwork, rejoindre un collectif de freelances ou interagir sur les réseaux sociaux.

💡Bon à savoir : si vous êtes en portage salarial, vous pouvez rejoindre la société Weepo et profiter d'un accompagnement personnalisé avec une équipe réactive et disponible à chaque étape de votre projet.

Ce qu'il faut retenir

Vous savez à présent comment maintenir une organisation freelance structurée et efficace. Voici les points essentiels à retenir :

1. Aménagez un espace de travail au calme et éliminez toutes les sources de distraction autour de vous.
2. Pour plus de clarté mentale, utilisez des outils pour freelance pour prendre note de vos idées et planifier vos actions.
3. Optez pour des méthodes de travail efficaces comme la loi Pareto 80-20, la méthode Pomodoro pour gagner en productivité ou encore sachez déléguer.
4. Soyez rigoureux dans votre gestion administrative pour éviter les litiges clients et pénalités de l'URSSAF.
5. Soignez votre relation client pour faire perdurer votre activité.
6. Faites appel aux réseaux professionnels pour obtenir plus de conseils et mieux structurer votre activité de freelance.

Pour compléter votre lecture, jetez un oeil à notre guide entreprendre seul.

Questions fréquentes (FAQ)